Politique de confidentialité

La présente page vise à détailler l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (ci-après TIC) que fait l’entreprise Physio Alia Santé (ci-après PAS) pour la collecte et la conservation des renseignements personnels (ci-après RP) de ses clients. La collecte et la conservation des RP est effectuée dans le cadre de la tenue de dossier et de la réalisation de services ainsi que dans le cadre de la consultation interne et de la communication vers l’externe des RP à diverses personnes et entités. La présente page vise également à communiquer les risques inhérents à cette utilisation afin d’obtenir le consentement libre et éclairé de la clientèle en lien avec cette utilisation.

Collecte et conservation, consultation et communication des RP

Les RP des patients de PAS sont collectés et/ou conservés à l’aide d’un logiciel permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès aux RP effectués par les membres de l’entreprise. Les RP tels que les coordonnées des patients sont recueillis afin de pouvoir contacter les patients et de pouvoir leur facturer les services de l’entreprise. Les RP peuvent être communiqués via certains logiciels de communication afin de permettre des échanges entre l’entreprise et ses patients, entre collègues, ou encore entre l’entreprise et des personnes ou des entités externes. Pour des raisons légales et déontologiques, aucun réseau social ne sera utilisé dans le but de communiquer des RP. Les TIC sont utilisés en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec. Une vérification a été effectuée par PAS afin de valider que les fournisseurs logiciels hébergent les RP sur le territoire canadien.

Risque inhérent

De par la nature des communications via les TIC, il existe un risque inhérent que les RP puissent être interceptés lors d’une communication initiée par le patient ou par le personnel de l’entreprise. C’est pourquoi PAS communiquera seulement le strict minimum en ce qui a trait aux RP et le fera toujours en respect des lignes directrices de la présente politique de confidentialité. Bien que l’entreprise emploie les mesures nécessaires pour réduire au maximum les risques liés à la communication de RP à destination ou en provenance de son personnel, elle ne peut pas garantir l’absence de risques lors de ces communications.

Personnes ayant accès aux RP

Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès aux RP ou recevoir des communications du personnel de l’entreprise :

Le patient ;
Le tuteur légal du patient si ce dernier a moins de 14 ans ;
Les membres du personnel de l’entreprise ayant besoin des RP dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients ;
Un fournisseur de service de l’entreprise ayant besoin des RP dans le cadre de sa prestation de services et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients ;
La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert.

Droit à l’accès et à la rectification des RP

Le patient est en droit d’accéder à ses RP et d’exiger une rectification s’il juge que les RP sont inexacts, incomplets ou équivoques. Pour ce faire, le patient doit communiquer avec la responsable de la protection des RP de l’entreprise, dont les coordonnées se trouvent au bas de la présente page.

Protection des RP

L’accessibilité aux RP est protégée au moyen d’un identifiant unique et d’un mot de passe possédé par chacun des membres du personnel. L’entreprise est donc en mesure d’obtenir la liste complète des accès, des consultations, des modifications et des partages des RP. Cet accès permet à l’entreprise de surveiller et de détecter les problèmes ou les accès non autorisés aux RP par le biais d’audit.

Durée de conservation des RP

Tel que prescrit par les obligations légales de l’entreprise, les RP d’un patient seront conservés pendant une durée d’au minimum 5 ans suivant sa dernière activité, soit son dernier achat ou le dernier service lui ayant été rendu par l’entreprise.

Droit de retirer le consentement

Chaque patient est en droit de retirer son consentement à la collecte et à la conservation de ses RP. Ce même droit s’applique à son consentement à la consultation et à la communication de ses RP. Pour retirer son consentement, il suffit de communiquer avec la responsable de la protection des RP de l’entreprise, dont les coordonnées se trouvent au bas de la présente page. Nonobstant ce qui précède, l’entreprise pourrait devoir conserver certains des RP pendant la période prescrite par ses obligations déontologiques.

Coordonnées de la responsable de la protection des RP

Mylène Lemay, responsable de la protection des RP chez Physio Alia Santé

mylenelemay@physioaliasante.com